关于印发《六安市市场监督管理局档案管理规定》的通知

六市监发〔2021〕54号

市局机关各科室（局）、市局开发区分局、各直属事业机构：

《六安市市场监督管理局档案管理规定》已经局长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。

六安市市场监督管理局

2021年9月8日  

六安市市场监督管理局档案管理规定

第一条  为了规范档案管理工作，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。

第二条  本办法所称档案，是指本机关在开展市场监管工作中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

第三条 本机关档案整理工作由办公室统一组织，各科室（局）负责将档案收集齐全，进行整理、立卷，定期移交市局档案室。局办公室负责对接收的档案审查把关、分类排序、妥善保管。

第四条 需要归档的文件材料主要有：

（一）以本机关名义制发或由本机关主办其他单位联合制发的文件(包括正式文件2份，拟稿封面、初稿及历次修改稿各1份)；

（二）局党组会、局长办公会、全体会、专题会、案审会等会议记录及会议研究的相关文字材料；

（三）本机关组织召开的其他会议、举办的活动等形成的材料（包括会议通知、签到簿、领导讲话稿、经验交流材料、图片等）；

（四）市委、市政府设立的委员会、领导组、联席会议及办公室（办公室设在本机关的），制发的各类文件和举办的相关活动产生的文件材料；

（五）上级或同级机关发布的与本机关有关的业务、人事、职称、奖惩等文件材料；

（六）内容重要的人民来信、来访、投诉材料，领导的批示和处理来信来访形成的记录、摘要、处理报告等材料；

（七）同级来函或下级机关报送的请示、报告等文件材料，以及本局对相关问题的复函、答复、批复等文件材料；

（八）本机关签订的合同协议、资产登记等文件材料；

（九）开展各项业务工作的统计报表、重点工作通报、督办督查汇报、市场监管简报、专报等；

(十）基本建设工程设计、招投标、施工、竣工、图纸等全套文件材料；

（十一）本机关在工作中形成的其他具有保存价值的公文、书信、会议记录、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、音频视频资料等。

保密文件，除归档外，严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和省、市保密工作要求及时清退。

第五条 不需要归档的文件材料主要有：

（一）上级机关普发、不需要本机关办理的文件，任免、奖惩非本机关工作人员的文件，供工作参考的抄件等；

（二）本机关收到的重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件等；

（三）本机关领导兼任外单位职务，形成的与本机关无关的资料；

（四）同级机关制发，无需本机关办理的文件；

（五）下级机关报送的简报、抄报或越级抄报的文件。

第六条 市局各科室（局）应明确专人负责档案工作，于每年4月底前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理归档，并经分管领导审核后，5月底前完成移交。不得无故延期或不交应归档的文件材料，对归档期间仍需使用的文件材料，应先按要求归档后，再办理借阅手续。

第七条 市局档案归档，采用时间、机构和保管期限相结合的归档方法。归档文件应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。归档工作应符合以下要求：

（一）不同年度、保管期限的文件材料一般不得放在一起归档，但跨年度的规划放在第一年归档；跨年度的会议文件在会议开幕年归档；案件材料在结案年归档；其他文件材料的归档应按档案工作有关规定执行。

（二）归档文件材料的排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文件在前，被转发文件在后；案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；审批的批件、审评材料在前，企业上报材料等在后。

（三）声像、实物档案应标注时间、地点、责任者和中心内容。

（四）有关文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。备考表内的整理人（立卷人）、检查人（审核人）应认真填写姓名和时间。

（五）归档文件材料要去掉金属物（如订书钉、曲别针等），对破损的文件材料要进行修整，字迹模糊或易退变的文件应给予复制。

第八条  档案的保管期限定为永久、30年和10年。确定档案的保管期限应当遵循以下原则：

（一）对反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，有长远利用价值的档案，列为永久保管。

主要包括：制定的属于政策性、规范性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变，机关工作人员任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；市场监管工作中的审批性材料。

（二）对反映本机关一般工作活动，在较长时间内对工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。

主要包括：一般工作问题的文件材料，一般会议的文件材料，监管工作中形成的一般性文件材料，一般的请示、批复，各科室（局）年度工作总结、计划，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

（三）对在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。

主要包括：一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结和统计报表等文件材料。

（四）会计、基建档案归档范围和档案保管期限，按照《会计档案管理办法》、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）执行。

第九条 档案的利用须办理查阅手续。本机关内部人员查阅档案，须经局办公室负责人同意并履行查阅手续。外单位人员查阅档案，应持单位介绍信和身份证明，并经办公室负责人审查、分管负责人同意后方可查阅。除特殊情况外，档案原件一律不得借出。

第十条 查阅档案原则上只限在局档案室进行查阅。如有需要可在征得档案管理人员同意后进行摘抄或复印。涉及密级及重要档案、内部管理资料一律禁止摘抄、复印。

第十一条  借阅人员应自觉维护档案的完整、齐全和安全，不得有任何抽页、涂改、剪裁等损坏档案的行为。

第十二条  局办公室要定期依据国家档案工作的相关规定对已经归档的档案进行鉴定。

档案鉴定工作由局办公室牵头，相关科室（局）共同参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案材料，逐件进行审查，提出存毁意见。对经鉴定需继续留存的档案，应按照档案工作的有关规定，向市档案馆移交；对经鉴定需销毁的档案，应登记造册，报分管领导批准后，方可销毁。销毁档案材料，应与机要部门联系，由2人以上监销人在指定地点进行监销，并在销毁清册上签字。

第十三条  保管档案须有专用档案库房。库房门窗要坚固，并保持适当的温度、湿度，库房内须配备防盗、防火、防光、防有害生物的必要设施。档案库房是机要重地，非档案室工作人员不得随便进入。档案材料进出库房要进行登记，档案管理人员要定期进行库藏档案的清查核对工作，发现问题及时向分管领导报告。库房需定期打扫，保持卫生整洁。

第十四条  本规定由市局办公室负责解释。市局直属事业机构应根据本规定，结合实际，制定本单位档案管理规定。

第十五条  本规定自印发之日起施行。