索引号: 003229257/201812-00346 组配分类: 意见征集(面向公众)
发布机构: 市政府办 主题分类: 文化、广电、新闻出版  通知  
名称: 关于征求《关于加强市本级政府投资计划项目档案工作的意见(征求意见稿)》修改意见的函 信息来源: 六安市档案局监督指导科
文号: 关键字: 档案  验收  档案局  项目  单位  
发布日期: 2018-12-03 15:21:55 访问量: 106
发布时间:2018-12-03 15:21:55
关于征求《关于加强市本级政府投资计划项目档案工作的意见(征求意见稿)》修改意见的函

 

为加强市本级政府投资计划项目尤其是市重点工程建设管理局主管项目档案工作,市档案局、市重点工程建设管理局、市城市建设档案馆研究起草了《关于加强市本级政府投资计划项目档案工作的意见(征求意见稿)》,现发给你们征求修改意见。请于12月6日(周四)下午下班前,将修改意见书面反馈市档案局,并注明联系人及联系方式。

联 系 人:高可源

联系电话:0564-3350028

传    真:0564-3379190

 

附件:关于加强市本级政府投资计划项目档案工作的意

见(征求意见稿)

 

                                                  六安市档案局

                                                  2018年12月3日

 

附件

 

关于加强市本级政府投资计划项目档案工作的意见

(征求意见稿)

 

为认真贯彻落实《六安市本级政府投资计划项目管理导则》(六政秘〔2018〕64号),经市档案局、市重点工程建设管理局、市城市建设档案馆研究,就加强市本级政府投资计划中重点工程建设管理局主管项目(以下简称“重点局建设项目”)档案工作,提出如下意见:

一、指导思想

档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。项目档案是项目建设、管理过程中形成的有保存价值的历史记录,是项目合法合规性和建设质量的主要见证,也是项目审计、监督、管理、评估、责任追究及投入使用后运行、维修、改扩建和技改等工作不可缺少的重要依据和凭证。项目档案工作是项目建设的重要组成部分,是整个项目管理不可缺少的关键环节之一。市重点局建设项目各参建方,应严格贯彻落实六安市人民政府《六安市本级政府投资计划项目管理导则》文件要求,不断强化和规范项目档案工作,逐步形成“职责明确、制度健全、流程清晰、齐抓共管”的工作机制,确保档案内容准确、材料齐全、业务规范、实体和信息安全,全面记录、反映政府投资计划项目建设全过程。

二、明确责任

根据《档案法》《重大建设项目档案验收办法》《建设工程文件归档规范》等规定,市重点局建设项目档案工作职责主要为:

市档案局是建设项目档案工作行政管理部门,应严格按照《建设项目档案监督指导工作指南》要求,做好项目档案的登记管理、业务指导、人员培训、检(督)查和验收,以及具体建设项目档案业务标准和技术规范的指导审核和执行监督等工作。

市重点局作为建设单位,是项目建设过程档案工作主体责任部门。全面负责档案工作的组织领导,应将档案管理工作纳入项目建设管理程序和合同管理,监督指导各参建方档案工作开展。建立健全档案工作组织体系和制度体系,配备人、财、物等档案管理资源,实施自检、验收申请、档案移交等工作。要督促协调内设部门和参建单位,采取有效管控和考核措施,实现档案管理与项目建设全程同步。

市城建档案馆是建设项目档案归属流向单位,负责进馆项目档案质量的审核把关,相关业务标准和规定的贯彻执行和交接手续经办事宜,业务上接受市档案局监督指导。

勘察、设计、施工、监理等参建单位,具体负责合同约定内容形成文件材料的收集、整理、归档、移交等工作(项目实行总承包的,由总承包单位负责),参加建设项目档案业务工作会议和培训,服从并主动接受市档案局、市重点局、市城建档案馆的工作监管和业务指导。

监理单位对监理范围内文件材料和档案的完整、准确、系统负有审核责任。

三、规范流程

(一)登记管理

市重点局在完成项目建议书审批后,及时向市档案局报送《建设项目档案管理登记表》(见附表1)办理登记。市档案局对登记信息进行核对和补充后,建立项目档案管理信息库,会同有关部门召开档案工作交底会议。

(二)工作管理

依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008),《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018),《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发<建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法>的通知》(档发〔2016〕11号),《建筑工程资料管理规程》(JGJ/T185-2009),《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)等规定,在市档案局指导下,结合项目建设内容和程序,科学制定档案管理办法、分类方案、归档范围、整理细则、移交审核程序等业务规范和标准。

市重点局应会同监理单位加强档案整理环节检查指导,适时组织档案专项检查,要求和督促参建单位按照“谁形成谁立卷”和“强化收集、简化整理”的原则科学、规范档案整理,对档案的完整性、准确性、系统性、安全性、信息化等进行监控和指导。市档案局、市重点局、市城建档案馆统筹开展业务指导和培训,适时组织检(督)查,督促档案工作薄弱的单位落实档案法律法规要求,及时整改到位。

(三)档案交接

对“交钥匙”工程,市重点局要在完成初步设计及概算审查后,及时接收前期文件材料,并与相关部门办理交接手续,确保档案的齐全完整。

勘察、设计、施工、监理等参建单位应按时完成项目档案的规范整理归档,一般应形成两套档案资料,确保至少一套为全部原件,并对档案的完整、准确、系统情况和案卷质量审查合格后,向市重点局提请交接。市重点局在办理交接手续时要做好检查核对工作(档案移交清册和移交情况汇总表见附表2、3)。

市重点局在项目竣工验收备案之前,将验收合格的一套档案(原件)移交市城建档案馆,市城建档案馆对档案质量审核把关后办理相关手续。

(四)档案验收

验收方式有两种,一是由市档案局组织档案专项验收,未经专项验收或验收不合格,市城建档案馆不予接收,项目不得进行竣工验收,不得办理产权登记。二是由市城建档案馆审查同意接收进馆即视为验收合格。根据各建设项目档案工作开展情况,由市档案局、市重点局、市城建档案馆商定具体验收方式。

采取第一种验收方式的,根据《安徽省重大建设项目档案验收工作程序》规定,项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。开展档案专项验收的项目,其参建单位应准确把握好时间节点,及时完成档案整理、向市重点局交接等事宜,确保档案验收顺利进行。对投资规模大、档案数量多(5000卷以上)的建设项目,视情况组织预验收。

验收条件和程序如下:

1.市重点局按照安徽省档案局、安徽省发展和改革委员会《关于印发<安徽省重大建设项目档案验收工作程序>及<安徽省重大建设项目档案验收标准>的通知》(皖档联发〔2006〕7号)等规定组织档案自检合格后,向市档案局提交验收申请(含《建设项目档案验收申请表》,见附表4)。

2.在日常监管基础上,对达到验收标准的项目,在验收前组织建设单位召开项目档案验收说明会,讲解项目档案验收标准及具体要求。

3.市档案局负责召集组成项目档案验收组(人数为不少于5人的单数)。召开验收会议,通过听取汇报、现场质询、实地查验、抽查案卷、查验佐证材料等方式检查项目档案及档案管理情况,经综合评议、打分后,形成验收意见。

4.市档案局对验收组形成的验收意见进行审核。审核通过的项目及时制作发放相关文件和证书。因验收过程存在明显问题导致验收意见未通过审核的,由市档案局将验收意见发回验收组重新组织验收。

验收不合格的项目,由验收组提出整改意见,要求各参建单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改。整改完成后,由市重点局重新提出验收申请,市档案局组织复验。复验后仍不合格的,不得向市城建档案馆移交,不得进行项目竣工验收,并通报批评。造成档案损失的,依法追究有关单位及人员责任。

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